Email-Archivierung

E-Mail-Archivierung – Pflicht ab dem 01.01.2017

Schon seit einigen Jahren werden Unternehmen auf die Notwendigkeit einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung hingewiesen. Unternehmen, die bereits eine rechtssichere Archivierung im Einsatz haben, sind auf der sicheren Seite. Alle anderen müssen jedoch jetzt handeln. Die gesetzliche Schonfrist endet zum 31.12.2016.

Spätestens ab dem 01.01.2017 muss ein Unternehmen somit die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen, sonst drohen hohe Kosten.

Was ist zu archivieren?
Alle E-Mails die steuerrelevante Daten wie Angebote, Rechnungen etc. enthalten. Die entweder versendet oder empfangen werden. Da dies nicht immer einfach zu beurteilen ist, werden in der Regel alle eingehenden und ausgehenden E-Mails vollständig archiviert.

Ein Archiv soll aus unserer Sicht drei wichtige Eigenschaften unbedingt erfüllen:

  • Rechtskonforme Archivierung
  • Einfache und schnelle Suche nach archivierten Emails
  • Komfortable, mit Rechten versehene Bedienung


Wichtigste gesetzliche Vorgabe:
mailstore-server
Die Daten müssen unveränderbar, auffindbar und stets abrufbar sein. Das schafft man nur mit einer entsprechenden Email-Archivierungslösung. Die führende Software-Lösung im Bereich der E-Mail-Archivierung ist MailStore. Ein zertifiziertes und vor allem ausgereiftes Produkt, welches wir auch bei INFOTECH im Einsatz haben. Ein Produkt mit perfektem Preis- Leistungsverhältnis.

Interesse an einem Angebot oder einer Vorführung?
Ansprechpartner: Jan Weikert, weikert@infotech-gmbh.de
Tel: 03581 309300 oder Kontaktformular.

Kurz und vor allem verständlich erklärt auch die Bitkom in einem Leitfaden für Unternehmen die wichtigsten Regeln. Dort erfahren Sie: Warum müssen E-Mails archiviert werden? Wer muss E-Mails archivieren? Wie können E-Mails archiviert werden?

Dürfen wir Sie bei der Einbindung in Ihr Firmen-Netzwerk unterstützen? Dann sind das unsere Leistungen:

  • Bedarfsanalyse
  • Konzeption
  • Installation
  • Inbetriebnahme
  • Datensicherung
  • Dokumentation
  • Mitarbeiterschulung

Warten Sie nicht bis es zu spät ist!

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